Giải pháp số cho 'nỗi đau' trong vận hành của doanh nghiệp

Năm 2017, Nệm Thuần Việt thành lập. Từ một cửa hàng nhỏ với hai người đứng bán, sau 7 năm, tổng số nhân sự chạm mốc 80 người với 9 showroom và hơn 20 đại lý trải dài toàn quốc.

Quy mô mở rộng đồng nghĩa bài toán quản trị thay đổi. Khi bộ máy 15 người, ban lãnh đạo quản lý bằng việc trao đổi trực tiếp, điện thoại hoặc nhắn tin. Lúc nhân sự gấp ba, đơn vị áp dụng mô hình quản trị thác đổ (waterfall). "Thác đổ" có nghĩa lãnh đạo sẽ đưa ra mục tiêu và công việc cần phải làm, sau đó đưa xuống các phòng ban để tiếp tục phân bổ cho từng nhân sự. Nhân viên chỉ thực hiện các công việc được giao, nếu không có việc thì hoàn toàn rảnh rỗi. Điều này khiến áp lực dần lớn với hai người đứng đầu. Đến con số hiện tại, Nguyễn Thiện Vũ, đồng sáng lập kiêm CEO Nệm Thuần Việt nhận ra cần phải thay đổi mô hình bởi hàng loạt vấn đề: tắc nghẽn quy trình, bỏ sót thông báo, chưa đạt trong mục tiêu...

Câu chuyện tại Nệm Thuần Việt là "nỗi đau" thường thấy tại doanh nghiệp. Số liệu từ Tổng cục Thống kê cho thấy, đến tháng 12/2022, Việt Nam có 895.876 doanh nghiệp. Trong đó, hơn 97% là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).

Theo các chuyên gia, trong quá trình phát triển của một công ty, hệ thống vận hành được coi như "mạch máu" bởi nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt bộ máy tổ chức làm việc hiệu quả và sản sinh giá trị. Khi quy trình vận hành mượt mà, nội lực doanh nghiệp sẽ tăng lên, tăng cạnh tranh trên thị trường.

Tuy vậy, thực tế nhóm SME gặp nhất nhiều khó khăn trong quá trình phát triển. Theo đại diện Base - đơn vị cung cấp nền tảng quản trị SaaS - SME thường bối rối khi giao tiếp, phân việc giữa các phòng ban. Sự bối rối tỷ lệ thuận với việc mở rộng quy mô, khi bộ máy cũ không theo kịp tốc độ phát triển thị trường và nội tại. Lấy ví dụ ở trường hợp của Nệm Thuần Việt nêu ở trên, quy trình làm việc không rõ ràng, dễ đứt gãy, các điểm nóng không được phát hiện và xử lý kịp thời nên tiến độ không đảm bảo, giảm hiệu suất.

Khảo sát của McKinsey trên 2.000 đơn vị cũng cho thấy khả năng điều chỉnh hành vi và văn hóa của tổ chức theo công nghệ cũng là rào cản lớn nhất khi chuyển đổi số. Mặt khác, thống kê của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam thực hiện năm 2020 trên 500 doanh nghiệp chỉ ra hơn 70% doanh nghiệp SME phản ứng thụ động với thay đổi thị trường. Trên hết, phần lớn đơn vị chưa có chiến lược, lộ trình cụ thể về chuyển đổi số và tinh thần đổi mới sáng tạo.

Trong bối cảnh này, Base cung cấp hơn 60 ứng dụng vận hành và quản trị ở đa khu vực trải dài trên nhiều lĩnh vực: ngân hàng, giáo dục, xây dựng, sản xuất, phân phối thương mại, y tế, F&B... Loạt sản phẩm của đơn vị được ứng dụng tại hơn 9.000 doanh nghiệp Việt trong suốt 8 năm qua.

Quay trở lại câu chuyện tại Nệm Thuần Việt, sau khi "bắt bệnh", đội ngũ liền đi tìm "đơn thuốc". Mô hình quản trị từ thác đổ chuyển sang quản trị dựa trên mục tiêu (MBO - Management by Objectives). Nguyên lý cơ bản của MBO là trao quyền cho nhân viên tự đặt mục tiêu cá nhân và xây dựng kế hoạch hành động nhằm đạt mục tiêu đó.

Cùng với sự thay đổi này, công ty sử dụng hiệu quả hơn hai bộ giải pháp từ Base: Digital Workspace - xây dựng văn phòng điện tử, bao gồm các ứng dụng quản trị công việc, đề xuất, quy trình, mục tiêu... Ông Nguyễn Thiện Vũ cho biết trước đây, Nệm Thuần Việt chỉ sử dụng Base Wework như một công cụ giao việc một chiều từ trên xuống, tuân theo đúng mô hình thác đổ. Nhân viên chỉ cần làm đúng và đủ theo việc được giao, không quan tâm tới mục tiêu là gì và tại sao lại cần làm việc đó. Nghĩa là, họ gần như hoàn toàn không có ý niệm về quản trị.

Giờ đây với mô hình quản trị mới theo mục tiêu, mỗi cá nhân tại công ty được đóng vai một "ông chủ nhỏ", có thể thấy rõ vai trò và tầm quan trọng của chính mình. Nhân viên tự thiết lập mục tiêu cá nhân trên Base Goal và liên kết chúng với mục tiêu tổng thể của công ty, sau đó chủ động tạo ra danh sách công việc và dự án trên Base Wework. Cấp trên không cần phải giao việc xuống nữa. Kết quả thực hiện cũng được gắn tự động với tỷ lệ phần trăm hoàn thành mục tiêu, cung cấp cho lãnh đạo cái nhìn trực quan về đội ngũ.

Ngoài ra, có một số phần mềm khác mà trước đây công ty không dùng đến, nhưng trong mô hình quản trị mới lại rất được ưa chuộng. Ví dụ như Base Square là phần mềm hỏi đáp và quản trị tri thức nội bộ, được nhân sự sử dụng thường xuyên để cập nhật các kiến thức, kinh nghiệm cá nhân.

"Xây dựng văn hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số luôn có mối quan hệ hai chiều. Văn hóa tốt giúp chuyển đổi số thuận lợi và thành công. Còn công nghệ đóng vai trò biến những lý tưởng thành kế hoạch hành động cụ thể, áp dụng vào thực tế. Phương pháp luận và tính năng đa dạng của các phần mềm Base cũng gợi ý cho đơn vị nhiều ý tưởng hay", ông Vũ nói.

Quá trình chuyển đổi tại Nệm Thuần Việt tương tự với 9.000 khách hàng của Base. Đi từ những nỗi trăn trở thực tế trong quá trình vận hành, đơn vị cung cấp bốn bộ giải pháp: Work+ (quản trị công việc, quy trình và phê duyệt); HRM+ (quản trị và phát triển nhân sự); Finance+ (quản trị tài chính); Info+ (quản trị thông tin, văn bản và tri thức). Nhờ tháo gỡ vấn đề cốt lõi, các giải pháp được coi như điểm tựa, tăng tốc nội lực cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành, phát triển.

Theo Minh Tú-vnExpress